Trong hầu hết các doanh nghiệp, budget là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát được quá trình chi tiêu tài chính cho các hoạt động để mang lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Vậy budget là gì? Doanh nghiệp xây dựng budget với mục đích gì? Cách lên kế hoạch budget thế nào cho hiệu quả?
Contents
Budget là gì?
Budget là gì? Budget được hiểu là ngân sách hoặc ngân quỹ, là một bản danh sách thống kê tất cả các chi phí và doanh thu theo kế hoạch cho việc tiết kiệm và chi tiêu. Trong nhiều trường hợp với các điều kiện khác nhau, budget là một kế hoạch tổ chức hoạt động được nêu trong các điều khoản tiền tệ.
Hay nói cách khác, budget là một kế hoạch tài chính cho các hoạt động trong tương lai, đó có thể là hoạch định cá nhân và cũng có thể là tầm nhìn của doanh nghiệp trong tương lai. Budget sẽ giúp bạn tìm hiểu một cách rõ nét về chi phí của cá nhân và từ đó đưa ra những giải pháp tốt nhất.
Budget thường được dùng nhiều trong bảng cân đối kế toán, ngân sách danh thu chi tiết, ngân sách đầu vào, đầu ra, ngân sách sản xuất, ngân sách cho từng bộ phận công ty, ngân sách chi tiêu vốn và các khoản khác.
Có những ngân sách này để giúp quản lý quyết định hoạt động nào của công ty sẽ được thực hiện và cách thứ sử dụng tài nguyên của công ty. Nếu báo cáo thu nhập ngân sách và bảng cân đối kế toán từ ngân sách tổng thể không được chấp nhận, người quản lý sẽ thực hiện các thay đổi cần thiết trước khi bắt đầu.
Mục đích của việc xây dựng budget
Hiểu được khái niệm budget là gì thì chúng ta cũng cần nắm được mục đích của budget. Nội dung chính của budget là dự tính các khoản thu – chi trong một thời kỳ nhất định của một dự án. Budget này sẽ được sử dụng với những mục đích như sau:
– Giúp nhà quản lý có thể kiểm soát được các khoản thu chi trong giai đoạn cụ thể của một dự án.
– Có được những điều chỉnh thích hợp và cần thiết đối với các hoạt động hay mục tiêu.
– Cho nhà quản lý thấy được thời gian và dự báo các nguồn thu dự kiến của dự án.
– Tạo cơ sở minh bạch trong việc giải trình trách nhiệm về những người có liên quan.
Tuy nhiên, đối với những nhà tài trợ thì budget lại được dùng với mục đích khác. Dựa vào budget người ta sẽ biết được công việc của doanh nghiệp và căn cứ vào đó để cân nhắc những quyết định tài trợ cho doanh nghiệp. Khi đó, các nhà tài trợ sẽ xem xét những vấn đề sau:
– Kế hoạch sử dụng các khoản tài trợ của doanh nghiệp như thế nào?
– Doanh nghiệp có những nguồn tài chính khác nào để hỗ trợ cho doanh nghiệp hoạt động?
– Chi tiêu của doanh nghiệp có tương ứng với các hoạt động hay không?
– Dự toán budget có tuân thủ các quy định sử dụng những khoản tài trợ hay không?
– Trong dự toán budget, các loại chi phí vận hành liên quan sẽ chiếm tỷ lệ như thế nào?
– Doanh nghiệp lập budget vào thời điểm nào? Những yếu tố tác động đến budget?
Các yếu tố tác động đến budget
Những yếu tố có khả năng tác động đến việc lập ngân sách của doanh nghiệp bao gồm:
- Thể chế chính sách của chính phủ
- Thiên tai hoặc bệnh dịch
- Các điều kiện về chính trị
- Sự phát triển kinh tế toàn cầu
- Các yếu tố về kinh tế xã hội địa phương
- Khả năng có thêm các khoản tài chính từ các nhà tài trợ hoặc các quỹ tài trợ khác.
- Thời điểm lập kế hoạch budget
Trước khi tiến hành tạo budget, doanh nghiệp nên tiến hành cuộc họp với các cán bộ chương trình và tài chính vài tháng trước khi bắt đầu năm tài chính mới. Trong khoảng thời gian này, doanh nghiệp sẽ có thể tìm ra câu trả lời tốt nhất để lên kế hoạch dự thảo ngân sách.
Cách lên kế hoạch Budget hiệu quả
Một kế hoạch tài chính tốt sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra với mức chi phí tối ưu. Dưới đây là cấu trúc cơ bản của quy trình hoạch định tài chính đã được kiểm chứng và sử dụng bởi những tổ chức có hiệu sức cao trên thế giới:
Bước 1: Sau khi nhận được mục tiêu chi tiêu ngân sách từ cấp lãnh đạo thì đội vận hành marketing cần phải thảo luận và đưa ra kế hoạch ngân sách phù hợp dành cho tháng tiếp theo hoặc cho chiến dịch tiếp theo.
Bước 2: Bộ phận marketing cần liệt kê tất cả các hoạt động mà doanh nghiệp cần thực thi trong thời gian sắp tới cùng với chi phí dự tính rồi xếp tất cả vào thành các nhóm. Đừng bỏ qua các hoạt động và cam kết marketing còn chưa hoàn thành. Hãy kết hợp chúng lại và thêm những điểm này vào một phần ngân sách marketing của năm. Lưu ý luôn để 10% ngân sách dự phòng.
Bước 3: Khi danh sách được rút ngắn chỉ còn những mục mà bạn tin là phù hợp với mục tiêu chi tiêu thì bạn nên bổ sung chi tiết với ngân sách của mình bằng một số hệ thống, nền tảng phù hợp. Bạn nên ghi lại tất cả các thông tin về những đầu việc cần báo cáo như đại lý, đối tượng mục tiêu, dòng sản phẩm, khu vực, chiến dịch CRM,…
Bước 4: Đưa ra đánh giá cho từng ngân sách. Ngân sách này có liên kết trực tiếp với mục tiêu của bạn hay không? Phần nào nên giữ lại và phần nào nên bỏ đi? Những quyết định này sẽ có ảnh hưởng như thế nào?
Bước 5: Gửi bản ngân sách lên cấp cao để duyệt nội bộ. Sau khi ngân sách đã được xét duyệt, bạn cần phải cân nhắc trao đổi liên tục để hoàn thiện ngân sách.
Bước 6: Bản ngân sách sẽ liên tục được điều chỉnh thông qua quá trình trao đổi giữa các marketer trực tiếp với cấp lãnh đạo.
Chu kì 2 tuần phổ biến như sau: hai tuần để xác định kế hoạch ban đầu, hai tuần nữa để duyệt lần đầu, hai tuần tiếp nữa để điều chỉnh,… Thường thì một quy trình đầy đủ sẽ mất khoảng 2 tháng, nếu cần sự đồng thuận bởi ban điều hành thì thời gian có thể sẽ thay đổi lâu hơn.
Việc lập budget sẽ tốn khá nhiều thời gian, bạn nên bắt đầu quy trình này trước năm tài chính khoảng 3-6 tháng để các đội marketing khác có nhiều thời gian để xác định kế hoạch chiến thuật.
Bước 7: Sau khi các nhà lãnh đạo marketing đã xem xét bản kế hoạch ngân sách thì họ luôn có yêu cầu phải:
– Các đội marketing đã lên kế hoạch theo cách mà họ nên làm chưa? Họ có hoàn thành đúng hạn hay không? Ngân sách đề ra có liên kết với mục tiêu đầu tư hay không?
– Lãnh đạo marketing sẽ dành thời gian để phân tích ý định sử dụng ngân sách của mỗi đội. Họ sẽ chú ý đặc biệt đến liệu trình đầu tư marketing được đề ra này có hỗ trợ mục tiêu kinh doanh chung một cách thảo đáng không?
Bước 8: Sau khi đã nhận được sự đồng thuận của các nhà lãnh đạo thì doanh nghiệp sẽ bắt tay vào thực hiện những kế hoạch budget đã được hoạch định.
>>> Xem thêm: Concept là gì? Thuật ngữ concept trong nhiều lĩnh vực
Qua đây, chúng ta đã biết được budget là gì và cách lên kế hoạch budget hiệu quả cho các doanh nghiệp. Đối với bất cứ doanh nghiệp nào cũng vây, việc lập kế hoạch tài chính phải trải qua nhiều khâu và quá trình kiểm duyệt từ phía ban lãnh đạo. Cho nên bạn cần phải sắp xếp thời gian và tiến hành lập budget trước thời hạn vài tháng thì mới tạo được một bản kế hoạch ngân sách tối ưu.