Thư điện tử (email) là một phương thức trao đổi tin nhắn giữa 2 thiết bị điện tử thông minh, có độ an toàn và bảo mật cao. Trong công việc, học tập thì việc nghỉ phép thường xuyên xảy ra với nhiều lý do. Thay vì bạn gọi điện hoặc viết đơn xin nghỉ phép thì gửi mail là phương pháp hiện đại và thông minh được nhiều bạn trẻ áp dụng. Dưới đây là cách viết mail xin nghỉ phép chuẩn xác, đầy thuyết phục. Mời bạn cùng tham khảo nhé.
Contents
Những thông tin nên có trong mail xin nghỉ phép
Để mail xin nghỉ phép của bạn đầy đủ và thuyết phục cấp trên, bạn cần đảm bảo thư điện tử (email) có những mục dưới đây:
– Phần mở đầu thư mail điện tử. Phần này khá quan trọng, nhằm thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên, người lãnh đạo của công ty.
– Lý do xin nghỉ phép. Để giữ cho phần này đưiọc rõ ràng mà không quá chi tiết, dài dòng. Bạn nên nêu cụ thể lý do bạn xin nghỉ phép là gì? Chẳng hạn như bệnh, gia đình có chuyện buồn, hay muốn nghỉ phép đi du lịch,… Mỗi người sẽ có một lý do riêng, tuy nhiên khi nêu lý do bạn không cần phải liệt kê tất cả mọi thứ, quá chi tiết.
– Thời gian xin nghỉ phép bao lâu. Đây là một phần quan trọng quyết định cấp trên có đồng ý cho bạn nghỉ phép hay không. Tùy theo lý do xin nghỉ mà thời gian xin nghỉ sẽ khác nhau. Nếu thời gian xin nghỉ quá lâu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của công việc.
– Địa chỉ liên lạc với bạn trong lúc bạn xin nghỉ phép. Mặc dù bạn đã nghỉ phép nhưng có công ty có chuyện gấp cần bạn xử lý, người khác không thể giải quyết dùm bạn được thì có thể liên hệ với mail hoặc số điện thoại nào. Phần nào cũng giúp cấp trên liên lạc với bạn trong suốt thời gian vắng mặt.
– Giấy tờ liên quan đến lý do xin nghỉ. Ví dụ nếu bạn bị bệnh xin nghỉ phép thì trong mail cần đính kèm giấy bác sĩ, đơn thuốc hoặc giấy nhập viện,…
– Kết thúc mail chuyên nghiệp. Để email điện tử hay đầy thuyết phục cấp trên, bạn hãy kết thúc mail xin nghỉ phép thật đơn giản và tên của bạn ở cuối thư điện tử.
Cách viết mail xin nghỉ phép thông dụng
Trong công việc, học tập sẽ có rất nhiều lý do để bạn viết mail xin nghỉ phép. Tùy theo lý do xin nghỉ mà bạn có một cách viết mail điện tử khác nhau. Cùng điểm qua một số mail xin nghỉ phép thông dụng dưới đây.
1. Cách viết mail xin nghỉ phép đơn giản
“Xin chào (Tên của người quản lý),
Tôi viết email này để thông báo rằng tôi không thể đi làm hôm nay, (Ngày), vì tôi đang bị bệnh (bệnh của bạn). Tôi vẫn sẵn sàng để trả lời các email nếu bạn cần hỗ trợ gấp, tuy nhiên (tên đồng nghiệp) sẽ giải quyết các công việc của tôi ngày hôm nay để đảm bảo mọi thứ vẫn theo đúng tiến độ.
Mong anh/chị thông cảm,
(Tên của bạn)
2. Cách viết mail xin nghỉ phép kèm giấy tờ liên quan
Kính gửi (tên người quản lý của bạn),
Tôi sẽ không thể trình báo làm việc hôm nay vì tôi cảm thấy không khỏe và bị (các triệu chứng mà bạn đang gặp phải). Tôi đã phải cấp cứu vào đêm qua và bác sĩ đã xác nhận rằng tôi đã bị bệnh (chẩn đoán của bác sĩ).
Bác sĩ yêu cầu (nghỉ bệnh X ngày) vì tôi (cần nghỉ ngơi, sẽ lây bệnh), do đó, tôi có đề nghị (tên người cộng tác) sẽ tiếp quản cuộc họp của tôi với (tên khách hàng) vào chiều nay. Họ cũng sẽ tiếp quả các công việc được giao của tôi khi tôi vắng mặt.
Tôi có thể trả lời qua email nếu (anh/chị) cần gấp. Tôi đã đính kèm giấy bác sĩ trong email này. Tôi rất cảm kích nếu (anh/chị) có thể chuyển email này kèm với đính kèm đến phòng HR để họ có thể thực hiện thủ tục cho ngày nghỉ bệnh của tôi. Cảm ơn sự giúp đỡ của (anh/chị).
Trân trọng,
(Tên của bạn)
3. Cách viết mail xin nghỉ phép không thời hạn
Kính gửi (Tên người quản lý),
Tôi viết email này để (anh/chị) biết rằng tôi không thể đến văn phòng hôm nay. Tôi cảm thấy (bệnh, hơi đau đầu,…) từ (tối qua, ngày hôm qua,…) và chỉ đi khám bệnh vào ngày hôm qua.
Họ chẩn đoán tôi bị (bệnh tật của bạn) và kê đơn thuốc trong (X ngày). Tôi cảm thấy đã tốt hơn một chút khi mà liều thuốc đầu tiên của thuốc đã có hiệu lực, nhưng tôi đã được đề nghị nên ở nhà vì cần thời gian để tôi để hoàn toàn hồi phục.
Tôi sẽ cố gắng hết sức để có thể thông báo cho (anh/chị) nếu tôi không thể làm việc vào ngày mai, vì thế, chúng ta có thể sắp xếp tạm thời cho khối lượng công việc của tôi. Trong khi chờ đợi, (tên của đồng nghiệp) đã đồng ý lo liệu nhiệm vụ của tôi cho ngày hôm này.
Trân trọng,
(Tên của bạn)
Viết mail xin nghỉ phép bằng tiếng Nhật
Dưới đây là mail xin nghỉ phép được nhiều người áp dụng và mang tính chuẩn xác, đầy thuyết phục. Mặc dù bạn nghỉ phép nhưng vẫn không làm ảnh hưởng hiệu quả làm việc của công ty. Cùng tham khảo mail xin nghỉ phép bằng tiếng Nhật nhé.
Tiêu đề mail：
有給休暇取得の件
Nội dung:
○○部長（宛先は取得申請の担当者）
お疲れ様です。○○部の○○です。
有給休暇取得申請の件で連絡をいたしました。
有給休暇取得日
日時：○○月○○日（～△△月△△日）
理由：私用のため、年次有給休暇を取得させていただきます。
○○課長にもお伝えし、業務に支障が無いようにしっかりと引継ぎを行います。
ご迷惑をお掛けして申し訳ありませんが、ご了承ください。
よろしくお願い致します。
○○部 ○○
Điều cần chú ý khi viết mail xin nghỉ phép
– Khi viết mail xin nghỉ, bạn cần đưa ra lý do xin nghỉ phép chính đáng, đầy thuyết phục.
– Nêu rõ số ngày phép xin nghỉ, đừng xin quá giới hạn cho phép.
– Khi xin nghỉ bạn cần tìm người bàn giao lại công việc, người giúp bạn giải quyết công việc trong thời gian nghỉ phép.
– Cam kết thời gian đi làm lại đúng thời hạn.
– Gửi đơn lên cấp trên và cam kết không làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của công ty.
Xem thêm: 10 bài viết thư email bằng tiếng anh của VSTEP
Hi vọng qua cách viết mail xin nghỉ phép bên trên bạn sẽ được cấp trên đồng ý và hưởng đầy đủ quyền lợi trong thời gian nghỉ phép. Hãy là một người nhân viên đẳng cấp trong thời buổi hiện đại, văn minh như hiện nay. Chúc bạn luôn thành công và gặt hái nhiều may mắn.