SOP là gì? Đối với nhiều người thì thuật ngữ này vẫn còn khá xa lạ, tuy nhiên đối với những người làm việc trong lĩnh vực khách sạn hay những người làm quản lý trong các doanh nghiệp dịch vụ có quy mô lớn thì SOP là một thuật ngữ vô cùng quen thuộc. Để biết được cụ thể hơn về SOP là gì và nó mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp dịch vụ thì chúng ta hãy cùng xem qua bài viết sau đây.
Contents
SOP là gì?
SOP là viết tắt của từ Standard operating procedure, đây là một hệ thống quy trình thao tác chuẩn được tạo ra để hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Nếu thực hiện đúng quy trình này sẽ giúp tránh khỏi các sơ sót và đồng thời giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc.
Thuật ngữ SOP được sử dụng chủ yếu trong các ngành dịch vụ để làm nguyên tắc sắp xếp các công việc theo chu trình khoa học. Cấp trên sẽ dựa vào quy trình chuẩn này để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc và đảm bảo chất lượng công việc tốt nhất.
Quy trình này được vận dụng ở nhiều tổ chức để giám sát được quá trình làm việc của các bộ phận, từ đó các cấp quản lý có hướng điều chỉnh thái độ, cách làm việc của nhân viên cho phù hợp. Quy trình này thường được áp dụng tại những khách sạn đạt chuẩn 5 sao.
SOP trong khách sạn là gì?
Thuật ngữ SOP được sử dụng nhiều trong ngành khách sạn bởi vì đó là nơi có quy mô rộng, nhiều nhân viên. Các yêu cầu về tổ chức, vận hành, chỉ dẫn rất cụ thể và tỉ mỉ, có thể phải điều chỉnh theo từng thời kỳ, chỉ có vậy công việc kinh doanh mới trở nên thuận lợi hơn.
SOP áp dụng cho từng bộ phận nhỏ trong đơn vị lớn như lễ tân, buồng phòng, lao công, kế toán,… để tránh việc có quá nhiều nhân viên nhàn rỗi, làm sai nghiệp vụ, hạn chế tình trạng lãng phí tài nguyên, chi phí thuê nhân công.
Từng bộ phận của khách sạn sẽ có những công việc cụ thể thực hiện trong ngày, báo cáo, đánh giá kết quả thu được như thế nào. Tất cả sẽ được lên một danh sách và thỏa thuận giữa các quản lý với nhau để làm thước đo thẩm định.
Vai trò của SOP trong vận hành khách sạn
SOP không chỉ đơn thuần thực hiện ở từng bộ phận mà nó còn thể hiện sự liên kết các bộ phận. Một tổ chức muốn lớn mạnh thì cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng để mọi việc trở nên suôn sẻ và đạt thành quả cao.
Trong ngành khách sạn, vai trò của SOP được thể hiện rất rõ ràng như:
– Giúp tiết kiệm thời gian làm việc, nâng cao hiệu suất, giảm thiểu rủi ro.
– Là cơ sở để hướng dẫn công việc trong khách sạn được thực hiện chính xác nhất.
– Có thể đánh giá và phân loại mức độ nhân viên hoàn thành công việc như thế nào. Tạo cơ sở để quyết định có nên đề bạt hay trách phạt nhận viên trong quá trình làm việc.
– Đồng thời cũng là căn cứ chính xác để đào tạo nhân lực về nghiệp vụ, chuyên môn.
Yêu cầu đối với các vị trí để vận hành SOP hiệu quả
Tổ chức nếu muốn vận hành quy trình SOP một cách hiệu quả thì cần phải có những nghiên cứu cụ thể và xây dựng một quy trình một cách chính xác, hạn chế tối đa sai sót, từng vị trí trong khách sạn phải được tính toán một cách kỹ càng, hợp lý. Các cấp vị trí trong quy trình cần phải có trách nhiệm cụ thể để triển khải hiệu quả.
1. Đối với cấp quản lý
Các cấp quản lý cần hiểu được bản chất công việc ở từng vị trí và nắm rõ được quy trình này. Đồng thời, quản lý phải luôn lắng nghe ý kiến phản hồi từ phía nhân viên, thường xuyên rà soát và đưa ra những điều chỉnh sao cho phù hợp nhất để công việc đạt hiệu quả tốt nhất.
2. Đối với cấp nhân viên
Nhân viên là người trực tiếp thực hiện các công đoạn trong quy trình SOP cho nên mỗi nhân viên phải có trách nhiệm thực hiện quy trình một cách chính xác nhất theo yêu cầu đề ra. Trong quá trình vận hành quy trình, nhân viên cần có trách nhiệm phản hồi các ý kiến, bất cập trong quy trình và đưa ra những ý kiến cho cấp quản lý để có thể cải thiện SOP tốt hơn.
>>> Xem thêm: 5s là gì? Quy tắc 5s trong kinh doanh
Qua đây, các bạn đã biết được SOP là gì và vai trò của SOP đối với ngành khách sạn khá quan trọng, đặc biệt là các khách sạn lớn 5 sao. Một khách sạn muốn hoạt động hiệu quả cần phải có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, SOP sẽ giúp bạn làm tốt điều đó. Hi vọng những thông tin này sẽ cung cấp thêm cho bạn kiến thức mới bổ ích trong kinh doanh.