Trong quá trình cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ,… công ty, doanh nghiệp không thể tránh khỏi những sai sót khiến khách hàng không hài lòng. Thay vì sử dụng ngôn từ trực tiếp gửi đến khách hàng thì cá nhân hoặc tổ chức viết thư xin lỗi nhằm xoa dịu phần nào về vướng mắc xảy ra. Nhằm đưa ra lời giải thích thỏa đáng đối với khách hàng, qua đó khách hàng có cái nhìn thân thiện về phía công ty. Dưới đây là mẫu thư xin lỗi khách hàng, mời bạn cùng tham khảo.
Thư xin lỗi khách hàng cần những tiêu chí nào?
1. Không quy đổi sai phạm về phía người khác
Để khắc phục sai sót xảy ra, phía công ty không quy đổi sai phạm hết cho khách hàng. Không nên sử dụng những từ ngữ như”tại, bị, thì, là, mà”. Thay vào đó công ty nên đứng ra chịu trách nhiệm và hứa sẽ khắc phục sai sót. Không để tình trạng này xảy ra và cam kết đền bù thỏa đáng với khách hàng. Hãy luôn nhớ rằng, khách hàng sử dựng sản phẩm, dịch vụ của công ty thì khách hàng có quyền phản ánh, chỉ trích hoặc phê bình các sản phẩm, hàng hóa của công ty.
2. Đồng cảm với khách hàng
Khi viết thư xin lỗi khách hàng, bạn hãy đứng vị trí của người sử dụng (khách hàng) để cùng cảm nhận và đồng cảm suy nghĩ của khách hàng. Bởi sản phẩm hàng hóa, các dịch vụ của công ty không đạt chuẩn nên khách hàng mới có thái độ bất mãn. Điều này công ty phải hiểu và giải quyết vấn đề xảy ra theo hướng tốt nhất nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng lẫn uy tín của công ty.
3. Chú trọng về hình thức
Ngoài việc chú trọng nội dung thư xin lỗi khách hàng, công ty hay doanh nghiệp cần chỉnh chu về hình thức. Bất kỳ một khách hàng nào cũng không muốn một bức thư xin lỗi dài dòng hoặc quá ngắn hoặc sai chính tả,…
Điều đặc biệt, trong lúc khách hàng đang cảm thấy không hài lòng mà nhận 1 bức thư như vậy sẽ làm khách hàng cảm thấy tổn thương. Cho rằng khách hàng không được tôn trọng. Bởi thế khi viết thư xin lỗi khách hàng, mọi thứ cần trình bày ngắn gọn, đầy đủ nội dung.
Mẫu thư xin lỗi khách hàng chuẩn nhất
Tùy theo sai sót của công ty mà cách viết thư xin lỗi khách hàng có sự khác biệt. Cùng tham khảo qua một số mẫu thư xin lỗi khách hàng chuẩn nhất dưới đây.
1. Thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh
September, 9, 2018
Jennifer Shrader Lawrence
Manager of Guest Services
Hotel Olympus
To:
Taylor Lee
2394 Washington Blvd.
Seattle, WA 92384
Dear Ms. Lee,
Please allow me an opportunity to introduce myself; my name is Jennifer Shrader Lawrence and I am the Manager of Guest Services at the Hotel Olympus, Paris. My Guest service team has advised me of the service you received during your stay with us; first and foremost I want to sincerely apologize for this.
We always strive to provide the best service to our guests and especially to regular guest such as yourself and on this occasion we did not exceed your basic expectation. I would like to extend an invitation to you and your family to stay with us the next time your travel should bring you to Paris. Please be kind enough to contact me directly I will personally ensure that your stay is VIP, And I will extend a special discounted rate with complimentary breakfast to order.
I look forward in hearing from you and looking forward to welcome you at Hotel Olympus.
Yours sincerely,
Manager of Guest Services
Jennifer Shrader Lawrence
2. Thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm
Kính thưa Quý khách,
………. xin trân trọng cảm ơn Quý khách hàng đã tin tưởng sử dụng sản phẩm từ chúng tôi. Thời gian vừa qua chúng tôi đã nhận được rất nhiều order …………….. từ Quý khách. Tuy nhiên số lượng hàng về không kịp so với order của các Quý khách. Vì vậy, có những đơn hàng phải chờ 2-4 tuần mới được trả hàng.
Chúng tôi thành thật xin lỗi Quý khách vì những bất tiện nêu trên. Trong thời gian tới chúng tôi sẽ cố gắng để đáp ứng tốt hơn yêu cầu của Quý khách.
Các khách hàng chưa được chúng tôi thông báo không có nghĩa là đơn hàng của Quý khách không được chấp nhận. Vì số lượng đơn hàng lớn nên chúng tôi sắp xếp trả hàng theo thứ tự ngày order. Vì vậy, rất mong Quý khách chờ đến lượt order của mình. Hàng về chúng tôi sẽ thông báo ngay.
Một lần nữa xin cảm ơn Quý khách và rất mong được Quý khách ủng hộ chúng tôi trong thời gian tới.
3. Thư xin lỗi khách hàng về sự cố kỹ thuật
Trước tiên, chúng tôi thành thật xin lỗi tất cả quý khách hàng về thông báo này! Trong thời gian từ………áng ngày…………đến…..sáng ngày…………..
Hệ thống hiển thị trên trang web của chúng tôi đã xảy ra sự cố về kỹ thuật. Theo đó, các sản phẩm máy đổi trả được niêm yết giá thấp hơn mức giá đúng thực tế của sản phẩm dẫn tới tình trạng một số khách hàng truy cập vào trang máy đổi trả và đã đặt hàng, có khách hàng đã đặt với số lượng lớn. Chúng tôi lấy làm tiếc vì đã để xảy ra sự cố này, phần nào đã gây ra sự phiền toái và những hiểu lầm không đáng có đối với Quý khách hàng.
Ngay sau khi phát hiện lỗi, bộ phận call center của chúng tôi đã liên hệ với khách hàng để thông báo về sự sai sót của hệ thống, đồng thời chúng tôi cũng đưa ra hướng xử lý đó là: mỗi khách hàng được mua một (01) sản phẩm đầu tiên với mức giá mà hệ thống đã niêm yết trong khoảng thời gian đó. Mức giá mà hệ thống đăng tải trong thời gian từ…….sáng ngày ……….đến ……..sáng ngà…………..không phải là mức giá thể hiện đúng tiêu chí và nguyện vọng trong giao dịch này của chúng tôi, nên chúng tôi xin phép không ghi nhận các đơn hàng được thực hiện trong khoảng thời gian trên.
Một lần nữa, chúng tôi xin thành thật xin lỗi các khách hàng đã đặt hàng và gặp phải tình trạng không mong muốn này. Chúng tôi hy vọng nhận được sự cảm thông của quý khách và mong muốn sẽ tiếp tục được phục vụ quý khách trong các giao dịch tới.
Xin cảm ơn và chúc quý khách mọi điều tốt đẹp!
4. Thư xin lỗi khách hàng về chất lượng phục vụ
Kính thưa Quý khách hàng,
Thời gian gần đây chúng tôi nhận được nhiều ý kiến phản ánh không hài lòng về chất lượng phục vụ tại …………… của khách hàng qua các kênh thông tin như kênh facebook, website, đường dây nóng: ……………
Với vị trí là những người lãnh đạo của công ty, chúng tôi xin nhận trách nhiệm về những thiếu xót này và với tất cả sự cầu thị của mình, chúng tôi xin tiếp thu những đóng góp quý báu của Quý khách hàng và cam kết sẽ nỗ lực hết mình vì một …………… tiện lợi, thân thiện và luôn cung cấp những sản phẩm hữu ích cho cộng đồng.
Khi bắt tay vào xây dựng công ty ……………., chúng tôi luôn hướng đến việc ngoài cung cấp những sản phẩm theo tiêu chuẩn tốt nhất còn là sự trải nghiệm dịch vụ mua sắm hiện đại nhưng đến thời điểm này chúng tôi vẫn chưa làm được khi dịch vụ trước và sau bán hàng còn nhiều hạn chế.
Chúng tôi xin cảm ơn Quý khách đã yêu thương chúng tôi, đã dành thời gian quý báu của mình để đóng góp ý kiến, giúp …………….. ngày càng hoàn thiện.
Một lần nữa, chúng tôi thành thật xin lỗi các khách hàng đã phiền lòng thời gian qua. Chúng tôi hy vọng nhận được sự cảm thông của quý khách và mong muốn sẽ tiếp tục được phục vụ quý khách trong thời gian tới.
Mọi thông tin phản ánh Quý khách vui lòng gửi vào địa chỉ email: ………… hoặc gọi: …………
Xin cảm ơn và chúc quý khách mọi điều tốt đẹp!
Xem thêm: Thư cảm ơn khách hàng chuẩn nhất năm 2020
Với những mẫu thư xin lỗi khách hàng bên trên sẽ giúp bạn/ công ty gửi lời xin lỗi chân thành nhất đến khách hàng. Mong quý khách hàng thông cảm bỏ qua sai sót xảy ra, hứa hẹn sẽ cung cấp phục vụ khách hàng một cách tốt hơn.